Definisi & Fungsi
Soal membangun sistem ini kerapkali menjadi topik utama dalam
pembicaraan tentang organisasi. Orang sering membicarakannya tak hanya
di forum resmi, seperti seminar, internal meeting, training, workshop,
dan seterusnya. Tetapi juga di tempat-tempat di mana ada pertemuan atau
perjumpaan bisa dilakukan. Mungkin seperti di pinggir jalan, di tempat
makan, atau di kawasan toilet. Dimanapun dibahas, intinya sama:
membangun sistem ini merupakan persoalan vital dalam organisasi.
Kalau merujuk pada pengertian dasarnya, membangun sistem berarti
membentuk interaksi secara reguler atau mengusahakan
kesaling-bergantungan antargroup atau item supaya menjadi kesatuan yang
menyeluruh untuk bekerja mewujudkan tujuan yang diinginkan. Sistem kerja
di organisasi itu sama seperti sistem yang bekerja pada mesin kendaraan.
Agar kendaraan bisa bekerja sesuai dengan yang kita inginkan, sistem
harus aktif. Jika ada salah satu item atau elemen yang tidak
bekerja-menyatu pada sistem, pasti kendaraan itu jalannya tidak seperti
yang kita inginkan. Pasti akan terasa "there is something less or
wrong".
Ketika konteksnya adalah organisasi manusia, maka sistem di sini punya
fungsi antara lain:
1. Membentuk perilaku individu dalam organisasi
Perilaku individu tak cukup dibentuk dengan pengetahuan. Seandainya itu
cukup, pasti semua individu dalam perusahaan akan berperilaku sama.
Mengapa? Karena semua orang (kecuali sebagian kecil) sudah tahu apa yang
baik, apa yang benar dan apa yang bermanfaat untuk dilakukan. Tetapi
prakteknya tidak begitu. Artinya, diperlukan sistem yang bekerja untuk
membantu individu menjalankan apa yang sudah diketahuinya supaya sejalan
dengan visi-misi organisasi.
2. Membentuk standar kualitas operasi organisasi
Kita pasti sepakat bahwa pelaku usaha di dunia ini sudah tahu kalau
keuntungan / profit itu dihasilkan dari benefit yang diberikan kepada
pelanggan atau pembeli. Agar benefit yang diberikan itu berkualitas,
tidak asal-asalan apalagi merugikan, dibutuhkan sistem kerja yang sudah
terstandar. Lemahnya sistem kerap membuat suatu usaha itu tidak sanggup
memberikan benefit kepada pelanggan, meski semua orang di situ sudah
tahu kalau profit itu didatangkan dari benefit. Sistem di sini berfungsi
untuk men-stadar-kan benefit yang harus diberikan kepada pelanggan atau
pembeli berdasarkan kualifikasinya masing-masing.
3. Menentukan standar kualitas orang.
Ketika saya masih bekerja di perusahaan pariwisata dulu, kerap saya
mendengar penilaian umum yang diberikan kepada orang-orang tertentu yang
keluar dari perusahaan tertentu. Mereka menilai, orang-orang yang sudah
pernah bekerja di perusahaan A beberapa tahun dianggap sudah menguasai
sekian keahlian. Dengan begitu, harganya mahal kalau pengalamannya
digunakan untuk bekerja di tempat lain. Artinya, karena perusahaan A ini
punya sistem yang sudah lebih bagus dari yang lain, sehingga orang-orang
yang bekerja di situ tak hanya mendapatkan imbalan uang semata, tetapi
juga mendapatkan standar kualitas tertentu yang berharga. Di sini,
organisasi memainkan sedikitnya dua hal: a) menjadi lahan untuk mencari
uang, dan b) menjadi lahan pendidikan (self-education). Fakta ini juga
dapat kita jumpai pada sekolah atau lembaga tertentu. Yang membuat
sekolah itu beda dalam penilaian orang lain terkadang bukan materi
pelajarannya tetapi sistem yang diterapkan di sekolah itu.
Ketiga hal di atas barulah sebatas sebagian dari sekian fungsi sistem
dalam organisasi. Intinya, memiliki sistem kerja yang bekerja (the
system that works) adalah dambaan bagi semua pemimpin organisasi.
Empat Prinsip
Ketika saya katakan prinsip berarti ini bukan strategi yang bisa
dipilih antara: dijalankan atau diabaikan. Prinsip hanya menyediakan
satu pilihan yang terangkum dalam Hukum Sebab-Akibat. Kalau kita memilih
menjalankan, akibatnya adalah mendapatkan (hasil, pahala, dst). Kalau
kita memilih mengabaikan, akibatnya adalah tidak mendapatkan. Cuma itu
pilihannya. Tak ada tawar menawar atau pilihan. Prinsip adalah
terjemahan dari hukum-hukum Tuhan yang sudah baku di dunia ini. Bahasa
atau istilah untuk menyebutnya bisa bermacam-macam, tetapi esensinya
tetap itu-itu juga.
Dari sekian seminar atau diskusi yang saya hadiri, entah dengan para
pengamat, pakar SDM atau praktisi SDM, saya ingin memilih
istilah-istilah tertentu untuk sekedar menjelaskan hukum Tuhan di atas.
Pemilihan istilah itu saya maksudkan: a) hanya untuk sekedar mudah
diingat saja, dan b) referensi bagi siapapun yang berkepentingan untuk
menciptakan budaya, menciptakan sisitem dalam sebuah organisasi apapun.
Istilah-istilah yang saya katakan prinsip itu adalah:
1. Komitmen.
Komitmen yang saya maksudkan di sini adalah bentuk nyata dari sebuah
kesungguhan, dari mulai level menggagas sampai level menjalankan, from
the world of word to the world of action, dari konsep ke praktek.
Sebagus apapun desain rencana atau strategi yang kita rumuskan untuk
membangun sistem, akan sia-sia kalau komitmen ini hilang. Anda bisa
mengganti istilah yang saya pilih ini menjadi apa saja, tetapi ketika
bicara membangun sistem, tak mungkin Anda bisa menghilangkan esensi
kalimat kesungguhan di sini. Kesungguhan yang dibuktikan oleh atasan
akan menjadi teladan bagi yang lain. Teladan bukan salah satu cara
mendidikan orang tetapi satu-satunya. Kesungguhan yang dilakukan oleh
bawahan akan memperkuat komitmen atasan. Kesungguhan yang dijalankan
oleh atasan dan bawahan akan membentuk sistem.
2. Kelayakan untuk dipercaya (credibility).
Untuk membangun sistem dibutuhkan kehadiran orang yang kredibel menurut
sistem yang dibangunnya. Membangun sistem kerja dibutuhkan orang yang
ahli di bidang itu. Membangun sistem usaha dibutuhkan orang yang ahli di
bidang itu. Membangun sistem keluarga dibutuhkan orang yang ahli atau
tahu banyak dan punya pengalaman banyak di bidang itu. Sepertinya tidak
ada sebuah sistem yang berhasil dibangun oleh orang yang memang kurang
kredibel.
Kredibilitas yang saya maksudkan di sini bukan saja kredibel dalam hal
keahlian profesional saja, tetapi juga kredibel dalam pengertian
kekuatan moral-spiritual, seperti misalnya kejujuran, ke-amanah-an,
ketaatan, dan lain-lain. Abraham Lincoln berkesimpulan, tak ada yang
bisa dibangun di atas pondasi pelanggaran. Bahkan, seperti yang
dibuktikan praktek hidup, kalau pun ada, itu sifatnya hanya sementara,
bagai busa yang cepat menghilang. Meminjam istilah Ronggowarsito,
biarpun kelihatannya bejo (safe), tetapi akan berakhir dengan celoko
atau molo (danger and damage).
3. Komunikasi
Membangun sistem juga membutuhkan kemampuan berkomunikasi. Komunikasi
yang saya maksudkan di sini adalah menyampaikan pesan kepada orang lain
(the meaning) tentang ide-ide yang menyangkut sistem itu. Adapun
tehniknya bisa bermacem-macam, tergantung yang kita pilih, tergantung
keadaan, atau tergantung lingkungan. Dalam organisasi, tak mungkin ada
orang yang sanggup membangun sistem sendirian. Dan lagi, yang namanya
sistem itu pasti menyangkut orang lain. Hubungan kita dengan orang lain
menjadi aktif karena komunikasi, entah dalam bentuk apapun.
4. Kecerdasan
Prinsip terakhir adalah kecerdasan. Membangun sistem membutuhkan
kecerdasan. Meminjam pengertian yang dimunculkan oleh Howard Gardner
dalam "Multiple Intelligence", kecerdasan di sini berarti kemampuan
memecahkan masalah di lapangan dengan cara-cara, tehnik-tehnik, atau
strategi-strategi yang selalu lebih baik. Ini berarti mencakup
kreativitas, menambah pengetahuan, menambah keahlian, kesadaran
menghilangkan kebodohan, kesadaran mengurangi kelemahan, belajar tentang
bagaimana belajar, dan lain-lain.
Mengapa kecerdasan juga prinsip? Salah satau alasannya adalah, tidak ada
orang yang langsung punya komitmen kuat, tidak ada orang yang langsung
punya kredibilitas tinggi, tidak ada orang yang punya kemampuan
komunikasi yang canggih, dan juga, tidak ada sistem yang langsung solid
begitu hendak dibangun. Semua itu, menurut Hukum Tuhannya diperoleh
dengan cara mengasah kecerdasan. Kata Ratu Elizabeth (secara simbolik):
"Butuh tetesan keringan (sweat), butuh tetesan air mata (tears), dan
butuh tetesan darah (blood)."
Masalah di lapangan
Berdasarkan keempat prinsip di atas, ada beberapa masalah yang kerap
kita jumpai di lapangan. Masalah inilah yang sering mengakibatkan usaha
kita untuk membangun sistem gagal di tengah jalan. Masalah itu pasti
banyak dan sebagiannya kira-kira bisa kita ambil contoh seperti berikut
ini:
1. Hanya pernyataan belaka.
Semua pemimpin dan anggota organisasi berkepentingan untuk membangun
sistem. Tetapi kepentingan untuk membangun ini baru diwujudkan ke dalam
apa yang saya sebut dengan pernyataan. Misalnya saja: pernyataan mulut,
pernyataan tulisan (konsep, rencana, pokok-pokok pikiran, dst),
penyataan keinginan (harapan, himbauan, hasrat, kritik, dst).
Semua orang akan sepakat dengan saya bahwa pernyataan seperti di atas
tidak bisa diandalkan untuk membangun sistem. Benar, bahwa membangun
sistem perlu diawali dengan rumusan yang matang tetapi sejauh apapun
rumusan itu dibuat, tetap saja harus diakhir dengan pembuktian (action)
sebagai awal dari proses menuju realisasi.
2. Lemah Karakter
Lemahnya karakter moral dan mental yang kita miliki, akan menjadi
masalah sendiri. Seperti yang sudah kita bahas di muka, membangun sistem
membutuhkan kepercayaan dari orang lain. Agar orang lain bisa trust,
dibutuhkan kredibilitas. Kredibilitas ini tentu tidak bisa didapatkan
dari khayalan. Kredibilitas moral didapatkan dari usaha kita untuk
memperkuat karakter moral. Kredibilitas profesional didapatkan dari
usaha kita untuk memperkuat karakter mental (kemauan menambah
pengetahuan, pengalaman, dan keahlian).
Dari dua karakter inilah yang kemudian menyebar ke power, posisi,
kepemilikan, reward, dan lain-lain. Bahkan kalau dilihat dari praktek
hidup, keduanya tidak bisa dipisahkan. Jika seseorang hanya ahli saja
tetapi moralnya rusak atau minus, kepercayaan orang lain masih kurang.
Sebaliknya, jika seseorang hanya bermoral saja, soleh saja, atau baik
saja, tetapi keahliannya minus atau rendah, kepercayaan orang lain juga
masih kurang.
3. Me-mekanis-kan hubungan
Seperti yang sudah kita bahas di muka, membangun sistem butuh komunikasi
dengan manusia lain dalam pengertian yang luas. Atau bisa dipendekkan
dengan istilah menjalin hubungan. Ketika konteksnya adalah membangun
sistem, hubungan manusia ini tidak bisa di-mekanis-kan seperti kita
menjalin hubungan dengan mesin. Mesin itu, apapun namanya, hanya punya
dua kendali prinsip: on dan off (diaktifkan atau dimatikan). Artinya
tidak ada mesin yang punya inisiatif sendiri untuk mengaktifkan dirinya
atau mematikan dirinya.
Ini akan berbeda dua ratus derajat dengan manusia. Manusia bisa
di-on-kan oleh perintah dan bisa di-off-kan dengan larangan tetapi juga
punya inisitif, kepentingan dan punya keadaan spesifik yang sifatnya
"sendiri". Karena itu, tidak bisa kita mengajak orang lain untuk
terlibat dalam usaha membangun sistem dengan menggunakan pendekatan
seperti kita memperlakukan mesin. Artinya, dibutuhkan berbagai macam
strategi, tehnis, cara atau metode untuk berkomunikasi dengan orang
lain. Tidak hanya one-off atau one on-off.
4. Salah memahami problem
What is the problem? Menurut definisi yang sudah dibakukan oleh teori
manajemen, problem adalah penyimpangan yang muncul (deviasi). Dalam
teori, pasti tidak ada orang yang tidak tahu atau tidak ada orang yang
tidak bisa memehamai definisi itu. Semua orang akan tahu dan bisa
dipahamkan tentang what is the problem.
Tetapi akan lain ketika kita bicara bagaimana problem itu dipahami dalam
praktek. Gagalnya proses membangun sistem karena kurang bisa memahami
definisi problem dalam praktek. Seperti apakah problem itu harus
dipahami dalam praktek? Problem adalah penyimpangan dan penyimpangan
yang muncul adalah akibat dari usaha, melakukan sesuatu atau menjalani
proses pembuktian. Begitu penyimpangan muncul, timbullah tanda tanya.
Tanda tanya inilah yang mendorong kita untuk menemukan solusi. Solusi
yang kita temukan berdasarkan problem inilah yang menghasilkan perbaikan
demi perbaikan.
Belajar dari pengalaman para pengusaha yang pernah diwawancarai oeh
Harvard Business School, problem dalam pengertian seperti di atas akan
sangat berguna dalam proses pengambilan keputusan usaha atau bisnis.
Dengan mengacu pada problem ini, maka keputusan dan solusi menjadi tepat
sasaran atau sesuai dengan kebutuhan keadaan. Di sinilah kecerdasan kita
akan terasah berdasarkan keadaan kita, bukan keadaan orang lain atau
organisasi lain.
Kebanyakan kita belum melakukan sesuatu secara optimal, tiba-tiba merasa
punya problem. Itupun terkesan "didramatisir" seolah-olah problem itu
sebesar gunung akan meletus atau sepanjang Tembok Cina yang tak mungkin
ditembus. Berdasarkan praduga perasaan ini, kita lantas mendatangkan
solusi dengan cara: menambah fasilitas, menciptakan kondisi, menciptakan
lingkungan (environment-ing), membuat peraturan yang aneh-aneh
(en-ruling), dan lain-lain. Akhirnya, banyak fasilitas yang tidak
terpakai, banyak peraturan yang berubah menjadi dokumen lusuh, dan
kecerdasan kita tidak terlatih secara bertahap.
Saya yakin bahwa hukum bermain musik yang sudah dibuktikan para musisi
besar di dunia ini juga berlaku untuk semua hal, termasuk dalam hal
membangun sistem usaha. Hukum itu mengatakan, the best technique is
always not in the book. Not in the book maksudnya adalah akan ditemukan
oleh Anda dari usaha Anda dalam melakukan sesuatu untuk mengatasi
problem atau melakukan sesuatu untuk berkreasi (to create something).
Selama tidak ada yang kita lakukan, problem itu bukan problem tetapi
merasa punya problem atau kita yang ber-problem.
Semoga berguna!
